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錄用、發工資“電子化”,企業管理跟上了嗎?
2020-12-07 07:47:16 來源: 工人日報
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  如今,郵件告知錄用、微信轉賬發工資等情況較為普遍,但電子證據真實性難認定、數據內容可刪改難保存,使得勞動關係認定遇阻

  錄用、發工資“電子化”,企業管理跟上了嗎?

  企業應加強數字化管理,通過技術手段提高電子證據的真實性

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  伴隨勞動關係領域電子化步伐的不斷加快,一些企業或通過郵件來告知錄用或解除關係,或通過微信轉賬發工資,或通過聊天軟件發電子工資條。如果沒有簽訂勞動合同,企業數據化管理又不夠規范,認定勞動關係存續的數據及痕跡可能難以保存,導致侵害勞動者權益的現象發生。

  沒有勞動合同,沒有社保繳存記錄,沒有考勤記錄,沒有工資的銀行流水單,只有每月的微信轉賬記錄,能證明勞動關係的存續嗎?

  近日,收到仲裁委的敗訴裁決後,李家偉知道了這一問題的答案:不能。這也讓他對上訴打起了退堂鼓:“沒有紙質證據,僅有真實性難定的電子證據,很難認定勞動關係。”

  伴隨著信息技術的不斷更新,企業傳統的紙質化管理正在被數據化管理所取代。然而,《工人日報》記者採訪發現,或因不願投入成本,或試圖為篡改電子證據留有機會,一些企業數據化管理仍顯滯後,涉及勞動關係認定的數據及痕跡難保存、易篡改,導致勞動雙方合法權益受損的情況屢屢發生。

  僅有真實性難定的電子證據,打官司“很吃虧”

  2019年3月,51歲的李家偉應聘至沈陽一家裝修公司改裝項目分部擔任水電改造工,沒有簽訂紙質的勞動合同,口頭約定底薪3000元,按項目拿績效工資,並繳納社保。隨後,他每月的收入由公司財務微信轉賬。

  今年2月,李家偉被公司解雇。公司不僅沒有為他繳納社保,還在李家偉提出賠償時拒絕了他。仲裁庭上,用人單位表示:“我們公司和李家偉是雇傭關係,不是勞動關係,轉賬的錢是勞務報酬,不是工資。所以不應支付非法解除勞動合同的賠償金。”

  李家偉不認同用人單位的説法。他覺得自己是正式員工,可又拿不出有力的證據,僅有12個月的微信轉賬記錄。仲裁員表示,這一記錄沒有任何涉及“工資”的字樣,真實性難定,不予以採信。

  記者調查發現,李家偉的經歷不是個例。去年5月,大連一家外貿企業因舉證不力輸了一場勞動糾紛官司。據該企業人力資源部副部長柴新永介紹,2018年12月,該公司向一名員工發送了一封解除勞動合同通知書的電子郵件。結果,該員工不承認讀取了該郵件,還稱郵箱沒有實名認證,並非他的郵箱。

  庭審前,企業特意將發送的郵件進行了公證。法庭經審理後認為,公證只能證明用人單位發送了郵件,不能證明發送給了員工,也不能證明這名員工已經讀取了信息。

  “電子證據主體、真實性和讀取狀態的認定難,讓電子證據在庭審中很‘吃虧’。”沈陽市審理勞動爭議案件的法官鄭虹説,早在2012年修訂的《民事訴訟法》就已經確認了“電子數據”這一證據形式。在司法實踐中,鑒于電子證據可刪改性較強,往往只能作為其他證據的佐證,很少單獨作為定案依據。

  部分企業篡改內容,勞動者不重視儲存證據

  “誰能想到QQ聊天記錄還能當證據?”58歲的張春華一直對自己沒有留存電子證據懊惱不已。

  2012年8月,她應聘到一家物業公司做保潔員,沒有簽訂勞動合同。直到該企業意識到要規范用工,便讓張春華于2019年4月與一家勞務派遣公司簽訂了派遣合同,經派遣公司派至這家物業公司工作。

  今年3月,物業公司無故辭退她。在計算賠償時,張春華難以提供工作7年的證據。上海段和段(沈陽)律師事務所律師孟宇平提醒她,短信、銀行轉賬記錄也可作為證據。她回憶稱,這幾年,工資都是現金支付,但會通過QQ發送“電子工資條”。但她回查發現,QQ號長久不用已被注銷,聊天記錄也沒有及時保存。

  根據2015年最高人民法院關于適用《中華人民共和國民事訴訟法》的解釋第116條規定,電子數據是指通過電子郵件、電子數據交換、網上聊天記錄、博客、微博客、手機短信、電子簽名、域名等形式或者存儲在電子介質中的信息。許多電子數據作為民事訴訟證據得到了法律的認可。可事實上,因為勞動者不重視儲存,電子證據並沒有被利用好。

  同樣,企業也沒有加強對電子證據的管理。“現在的工資、福利發放多存在一張電子表格中,人事調動和任免存在電子文檔裏。萬一電腦中了病毒,啥數據都沒有了,要是有員工打官司,企業都説不清楚。”柴新永曾多次向企業負責人提出預算,購買電腦硬件儲存人事數據,或購買人事辦公軟件儲存數據,並對關鍵數據及痕跡予以公證。但企業負責人都以成本過高為由回絕了。

  “部分企業刻意留著篡改機會,給勞動者設下圈套。”孟宇平多次為勞動者提供法律援助後發現,有企業刻意不給勞動者留下工牌、工資條、入職通知書、勞動合同等實物證據,當勞動者到用人單位取證時,篡改電子證據或制造電子數據丟失的假象,比如刪除員工電子打卡記錄、篡改郵件狀態為“未讀”、修改電子工資表內容。

  企業應加強數據化管理,認證電子數據的真實性

  “隨著科技發展和企業數據化管理的規范,電子證據的可信度會越來越高。”沈陽鑫悅企業管理咨詢公司咨詢師王萌説,企業需要提高這方面的管理水平。

  “在當下,企業可以通過現有技術手段提高電子證據的真實性。”王萌建議,企業可以通過使用書面形式提前確認數據賬號主體、要求員工進行第三方身份認證、使用單向電子簽名來確認文件無法篡改等技術手段,提高電子證據的真實性。

  鄭虹對此表示讚同。她認為,企業也可通過第三方認證電子數據的真實性,比如運用公證保全鎖定電子證據,使用企業郵箱來保障電子證據的不可篡改性。

  3月4日,人社部發出關于訂立電子勞動合同有關問題的函,明確用人單位與勞動者協商一致,可以採用電子形式訂立書面勞動合同。同時表示,採用電子形式訂立勞動合同,應使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規的要求,確保其完整、準確、不被篡改。

  對此,鄭虹認為,勞動關係電子化是未來發展的趨勢,當技術發展到電子數據及痕跡不可篡改、可永久儲存的情況下,越來越多的電子證據將會被法官採信。

  “雖説加強數據化管理會增加成本,但若不這樣做,為解決由此引發的勞動糾紛,企業因舉證不利而付出的成本會更多。”柴新永認為,企業做好數據化管理不只維護了勞動者合法權益,更能有效維護企業的合法權益。(記者 劉旭)

【糾錯】 責任編輯: 吳咏玲
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